Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.

Czym jest kontrola?

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. W szczególnych przypadkach możliwe są również kontrole przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektu do dofinansowania.

Kontrola ma na celu weryfikację o określonym zakresie czy realizacja projektu przebiega zgodnie z zapisami zawartych umów oraz wniosków aplikacyjnych będących podstawą udzielenia wsparcia

Rodzaje kontroli w Programie Regionalnym

Projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie

 ? instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu.  p>Jeżeli pełnisz zadania Podmiotu Wdrażającego Instrumenty Finansowe, kontrole będą realizowane również w Twojej siedzibie. Jednak w tym przypadku przedmiotem kontroli będzie właściwa realizacja zadań wynikająca z zawartej przez Ciebie umowy o finansowaniu. Kontrole te mogą one odbywać się, co roku w trakcie realizacji umowy.

Kontrola krzyżowa

- kontrola ta realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. W trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz ? prowadzona jest ona, bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;

Kontrola na zakończenie realizacji projektu

- przeprowadzana jest po złożeniu przez Beneficjenta końcowego Wniosku o płatność. Kontrola ta polega na sprawdzeniu posiadania przez Instytucję odpowiedzialną za kontrolę kompletności i zgodność z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji wydatków ujętych we wnioskach beneficjenta o płatność i niezbędnych do potwierdzenia prawidłowości poniesienia tych wydatków. Kontrola ta może przybrać formę kontroli w miejscu realizacji projektu lub Twojej siedzibie

Kontrola trwałości projektu

- może być przeprowadzana po zakończeniu realizacji projektu. Czas trwania okresu trwałości, o ile ma on zastosowanie do Twojego projektu, jest określony w umowie na podstawie której otrzymałeś wsparcie z funduszy unijnych. Może on stanowić 3 lub 5 lat od dokonanej płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Kontrola ta może zostać przeprowadzona w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie. Co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na:

• zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia finansowany z Regionalnego Programu dla województwa zachodniopomorskiego,
• zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści, 
• istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń;

Kontrole uprzednie

- takie kontrole mogą być realizowane również zanim otrzymasz decyzję o wyborze projektu do dofinansowania lub zanim instytucja dokona refundacji określonych wydatków, a nawet zanim wydatki w ramach projektu zostaną przez Ciebie poniesione. Kontrole te dotyczą kwestii związanych z prawidłowością stosowania procedur udzielania zamówień publicznych, oceny oddziaływania na środowisko czy pomocy publicznej w zakresie w jakim to ciebie dotyczy.  Kontrole uprzednie mogą również być realizowane u wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektów w ramach trybu pozakonkursowego i w tym zakresie będą dotyczyły również zdolność wnioskodawcy do prawidłowej i efektywnej realizacji projektu. Instytucja przeprowadzająca kontrole decyduje o konieczności przeprowadzenia takich kontroli. Kontrole te będą przeprowadzane zazwyczaj w oparciu o dostarczone przez Ciebie dokumenty.

Inne kontrole 

- realizowane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, ocen oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej. Czynności kontrolne powyższych instytucji mogą być realizowane w miejscu realizacji projektu lub Twojej siedzibie

Należy zauważyć, że kontrole mogą mieć charakter planowy oraz charakter doraźny.

Kontrole planowe  przeprowadzane są w oparciu o przygotowany przez Instytucje odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli plan opracowany zgodnie z przyjętymi procedurami.

Zazwyczaj Kontrole w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie będą miały charakter kontroli planowych.

Kontrole doraźne przeprowadzana przez Instytucje odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli w wyniku uzyskania informacji wskazujących na konieczność sprawdzenia określonych faktów, szczególnie w zakresie możliwości wystąpienia nieprawidłowości, uchybień w projekcie;

Termin przeprowadzenia kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie będziesz poinformowany pisemnie, z co najmniej 5-cio dniowym wyprzedzeniem. W przypadku kontroli doraźnych beneficjent może nie zostać powiadomiony o zamierzeniu przeprowadzenia czynności kontrolnych lub zostanie powiadomiony jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

1. Dokumenty finansowe 
   - oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
   - dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW; obowiązująca u beneficjenta polityka rachunkowości; 
   - wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald. 
   
   Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:
   - ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy;
   - umowy o pracę;
   - certyfikaty środowiskowe.
3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:
   - sposób szacowania wartości zamówienia;
   - upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu;
   - potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców;
   - uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty;
   - raport z udzielonego zamówienia;
   - treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.
4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:
   - umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie; 
   - umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia; 
   - umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie;
   - uzyskane certyfikaty.
5. Procedury archiwizacji dokumentacji projektowejKorzystając ze środków RPO WZ, beneficjent przyjmuje na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.
6. Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:
   - oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu;
   - oznakowanie dofinansowanych środków trwałych; 
   - oznakowanie miejsca realizacji projektu.
7. Dokumenty związane z wdrażaniem Instrumentów Finansowych, miedzy innymi:
   - dokumenty dotyczące funkcjonowania IF, łącznie z dokumentami związanymi z monitorowaniem, sprawozdawczością i weryfikacją; 
   - dokumenty dotyczące wycofania wkładów z programu oraz likwidacji IF;
   - dokumenty dotyczące kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie;
   - formularze wniosków lub dokumenty równoważne, przedłożone przez odbiorców ostatecznych wraz z dokumentami potwierdzającymi, obejmujące plany biznesowe, a w odpowiednich przypadkach poprzednie roczne sprawozdania finansowe;
   - deklaracje złożone w związku z pomocą de minimis, w stosownych przypadkach;
   - umowy zawarte w związku ze wsparciem udzielanym poprzez IF, w tym w formie inwestycji kapitałowych, pożyczek, gwarancji lub innych form inwestycji na rzecz ostatecznych odbiorców w zakresie jakim dotyczy;
   - dowody, że wsparcie udzielane poprzez IF zostało wykorzystane do przewidzianych celów;
   - ewidencję przepływów finansowych między IZ a IF oraz w ramach IF na każdym poziomie, do poziomu ostatecznych odbiorców pomocy, zaś w przypadku gwarancji dowód, że pożyczki zostały wypłacone;
   - oddzielną ewidencję lub kody księgowe dla wkładu z Programu Regionalnego wypłaconego lub gwarancji zaangażowanych przez IF na rzecz odbiorcy ostatecznego pomocy.
8. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie.

Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Beneficjent otrzymuje ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli beneficjent nie ma żadnych uwag - podpisuje dokument. W przypadku uwag do informacji pokontrolnej, beneficjent ma 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, beneficjent otrzyma zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy zostają objęte korektą do wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

Uprawnienia kontrolujących oraz dowody zbierane w trakcie kontroli

Kontrolujący jest uprawniony, w granicach upoważnienia, do:

• swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;
• wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej;
• żądania od kontrolowanych sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów;
• przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych;
• żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych oraz pisemnych wyjaśnień;
• zabezpieczania materiałów dowodowych;
• sprawdzania przebiegu określonych czynności;
• przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.